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スカウトメールを効果的・効率的に運用するポイント【500社から分析】
この記事では、スカウトの効果的な運用方法、返信率を高めるポイントについて紹介します。また、チーム体制の整備、スカウト後のオペレーションについても紹介します。
「スカウトに手が回らない！効率が悪い！」という方は、スカウトを外注するのもおすすめです。
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目次
スカウトメールとは？スカウトメールがうまく運用できない理由
スカウトメールは、企業が求人サービス等を通じて、転職活動をしている人のプロフィール（レジュメ）や職務経歴を見て、「会社に来てほしい」と思った人に対して送るメッセージのことです。
ダイレクトリクルーティングと呼ばれる採用手法のひとつで「企業に必要な人材」を採用するうえで非常に重要な手段です。（参考：ダイレクトリクルーティングとは？デメリット・成功のポイント）
しかし、多くの企業で効果的に運用されていません。
その理由は主に下記です。
- 採用チームの体制に問題がある
- スカウトメールを効果的に運用できていない
- スカウト以後のオペレーションができていない
これら3つを押さえていないとスカウトメールは効果的に運用ができません。
それぞれ解説します。
①採用チームの体制に問題がある
スカウトは運用に手間がかかります。採用チームの体制を事前に整える必要があります。
採用チームの体制の整備には「目標を明確に定める」ことが大切です。
「いつまでに、どの職種で何人採用したいか」を決めると、
- 月に何人スカウトメールを送る必要があるか
- 月に何人面接する必要があるのか
が自ずと決まります。
すると「必要なスカウト送付数を送るためのリソースは足りているか」「それだけの人数を面接できる担当者はいるのか」などの体制の問題点が見えてきます。
採用チームの体制が整備されていないと、採用の目標を達成することは難しいです。
採用の体制を整えるには、主に下記の3つの方法があります。
- 人を雇う
- 社内で協力・調整する
- 業務を外注する
人を雇うとなると、採用までの時間がかかります。また、採用後の教育にも時間が必要です。
即動きやすいのは、社内での協力・調整ですが、リソースの問題もあると思います。
その際は業務の外注も選択肢の一つとして検討すると良いでしょう。
外注の場合、人を雇うのと同じくらいの料金で、かつ即座に採用を進めることが可能です。
採用代行サービスの選び方を下記の記事で紹介しています。
≫RPOサービスを比較するときのポイント
≫採用代行サービスのおすすめ7選
②スカウトメールを効果的・効率的に運用する
続いて、スカウトメールを効果的かつ効率的に運用するためのポイントを解説します。
チェックすべきポイントは下記の7つです。
- 候補者がアクティブか
- スカウト候補者探しの検索キーワードは適切か
- スカウトメールの文章は読みやすいか
- スカウトメールの内容に魅力はあるか
- 効果的な文面にアップデートしているか
- 外部資料へのリンクは適切か
- 誰からスカウトを送るか
それぞれ解説します。
1.候補者がアクティブか
1つ目のポイントは求人サービスの「レジュメ更新日」「最終ログイン日」です。
この2点は効率よくスカウト業務を進めるために見るべき必須の指標です。
レジュメは、求人サービスに新規登録したタイミング（転職活動を考え始めた時）や、どこかの企業に応募するタイミングに更新されることが大半です。
すなわちレジュメの更新日が近い候補者は「転職希望度が高い」と考えられます。
最終ログイン日も同じように「最終ログイン日が近ければ近いほど、転職へのアクションをとっている」と考えられます。
具体的には、
- ・転職先を現実的に考え始めた候補者
- ・他社に応募し、メッセージのやり取りを行っている候補者
- ・気になっている企業がある候補者
上記のような場合に、最終ログイン日が近い傾向があります。
レジュメ更新日が近く、最終ログイン日が1週間以内（できれば3日以内）の候補者に絞っていくと、効率良くスカウトが進み、返信率が上がります。
2.スカウト候補者探しの検索キーワードは適切か
2つ目のポイントはスカウトを送付する候補者の「検索キーワード」です。
希望の候補者を探すには、検索するキーワードが肝心です。
検索キーワードが不適切だと、「スカウト候補者が全くいない」「面接数は多いけど、希望する候補者がいない」ということになりかねません。
特にエンジニア採用の場合には、専門用語（プログラミング言語など）が多く使われるため「検索キーワードのミス」が発生しやすいです。
例えば下記のような例です。
左は広義のキーワードで、右は具体的なキーワードです。
「フロントエンド」で検索していては、企業が本当に求める「Vue.jsでフロントエンドの開発ができる人」はなかなか見つけられません。
これらの「検索キーワード」を採用担当者が理解しているかどうかで、スカウトの効率も、面談の効率も大きく変わります。
採用したい職種の社員に実際に話を聞き、どんなキーワードだと希望する候補者にマッチするかを把握することが大切です。
ちなみにCASTER BIZ recruitingでは、下記のようなリストをメンバー間で共有し、効率的にスカウト候補者を検索できるような体制をつくっています。
これはごく一部で、他にも多くのキーワードがあります。
また社内勉強会を行い、職種の知識を各担当者が理解するよう心がけています。
採用担当者が、採用したい職種のキーワードをどれだけ適切に把握しているかがスカウトを効果的に進めるためのポイントです。
3.スカウトメールの文章は読みやすいか
3つ目のポイントはスカウトメール文の読みやすさです。
「インターネットで調べ物をしていて、文字だらけで改行もされていない記事を開いた時、一気に読む気がなくなった」という人は多いのではないでしょうか？
スカウトメールも同じで、読みにくいとスルーされる可能性も高まります。
適度に改行をいれたり、言い回しを簡潔にしたりと文章を推敲することが大切です。
推敲時に更に意識したいポイントは「スマートフォンでの読みやすさ」です。
パソコンとスマートフォンで、文章は見え方は全く異なります。
スマートフォンでスカウトメールを見てみると「文字ばっかりで読みにくい」という印象になることが多いです。
「文章を読みやすくするだけでも応募数が増加した」という事例は、CASTER BIZ recruitingのクライアント企業様でもとても多いです。
4.スカウトメールの内容に魅力はあるか
4つめのポイントは募集内容・企業自体の魅力です。
「募集内容の魅力は何か」「他社との差別化ポイントは何か」が候補者に伝わるよう心がけましょう。
「よくあるスカウトメールだな」と思われスルーされてしまわないように分かりやすく魅力を伝えることが大切です。
よくありがちなのは、仕事内容や企業に魅力があるのに、スカウトメールでは一切触れていないということ。自分たちは普通と思っていることでも、客観的な視点で見ると魅力的ということが多くあります。
知り合いなど第三者の意見も取り入れてみると魅力の発見に繋がり、良いスカウトメールの文章になります。
CASTER BIZ recruitingでは、社内メンバー間でスカウト文面の添削を行い、魅力的なスカウトメールが作れるような体制が作っています。
【質問】 エンジニアの皆さん。CTO候補のスカウト文で改善点がありましたら教えていただきたいです。足りてない情報やどういう魅力をアピールした方がいいなど。【回答】 ふんわり「何かを決定してほしい&マネジメントしてほしい」という感じがあって、実際何を求めているのかイマイチ分からなかったです。 あと他社に比べて何が違うのかとかもあるといいです。 ビジネスの面は面白そうだと思いました。どういう技術を今使っているのかとかがあるといいと思います。上記のような確認依頼メッセージがCASTER BIZ recruitingのチャット上では頻繁にやりとりされています。
5.相手が行動したくなるメリットが書かれているか
効果的なスカウトメールとして一般的によく言われているのは「スカウト文面をカスタマイズして『候補者がもらって嬉しい文章』を書こう」ということ。
しかし、CASTER BIZ rcruitingでは「もらって嬉しい文章」よりも「行動したくなるメリットが書かれているか」に重きを置いています。
相手の「ここが良い」といくら伝えても、候補者のメリットがなければ、「話を聞いてみよう」とは思いません。
どんなメリットを伝えることで候補者の行動に繋がるかを意識してスカウト文を書くことが重要です。
そして、スカウト文面のフォーマットも重要だと考えています。
スカウトの文面を効果的なフォーマットにアップデートしていくことで、効率化します。
「相手にメリットを伝える」という大事なポイントに力を注ぎ、他の部分は効率化する。
これが効率的・効果的にスカウトメール文を送付する秘訣です。
6.外部資料へのリンクは適切か
6つ目のポイントは、外部資料へのリンクを効果的に使うことです。
※スカウトサービスによっては外部リンクが禁止されているサービスもありますのでご注意ください。
スカウト文が長くなりすぎると、読んでもらいづらくなります。
適切に外部資料へのリンクを貼り、候補者がストレスを感じることなく、見て欲しいページにスムーズに到達できるようにしましょう。
候補者は興味のある企業からスカウトメールが来た場合、ほぼ必ずその企業のHPやブログをチェックします。
社長ブログや社内の雰囲気の写真、エンジニアであれば開発ブログなどを用意しておくことで、候補者が抱くであろう企業への不安や疑問を事前に解消してあげましょう。
CASTER BIZ recruitingでは採用広報という、採用ブログを執筆・提供するプランも用意しています。
7.誰からスカウトを送るか
そして最後のポイントは「誰からスカウトを送付しているか」です。
誰から送られたスカウトかによって返信率が大きく変わります。
エンジニアの採用であれば、人事担当者からのスカウトよりもCTOや開発責任者から送られたスカウトの方が返信率が高い傾向にあります。
誰から送るべきかは企業の規模によっても変わります。
大きく返信率が変わるポイントですので、意識してみるとスカウトでの採用の成功にぐっと近づくはずです。
③スカウト返信後のオペレーションのポイント
これまで、スカウトメールを効果的・効率的に運用するポイントを解説してきました。
しかし、スカウトメールは送って終わりではありません。
送付したスカウトメールに対して候補者から返信があった際の対応ポイントを解説します。
ポイントは3つ。
- スピーディーな対応
- 候補者への正確な連絡
- 対応の優先順位付け
それぞれ説明します。
1.スピーディーな対応
最も重要なポイントは「スピード」です。候補者からの返信に対して、迅速に対応しましょう。
企業からの返信が遅いと、それだけ候補者の企業に対する好意・熱意も下がります。
返信が遅いとその間に別の企業との話しを進めてしまう可能性もあります。他社よりも1日返信が遅れただけで辞退されてしまうというケースも少なくありません。
できる限り早く、24時間以内に対応し、候補者の温度感を下げないように注意しましょう。
2.候補者への正確な連絡
2つ目のポイントは「候補者への正確な連絡」です。
候補者とは、スカウト返信～内定まで何度もやりとりを重ねます。間違いのないよう正確に連絡をしましょう。
候補者への連絡の中でもっとも注意したいのが「日時」の連絡です。
よく起こりがちなミスは「曜日ズレ」です。
曜日ズレとは、本当は「7日（火）」のところを、「7日（水）」として送ってしまうといったことです。
このとき候補者は無意識に水曜日（実際は8日）と思いこんでしまう場合があります。
曜日と同様に、時間も「午後5時」と伝えようとして「15時」と送ってしまったり、ミスが起こりやすい部分でもあります。
このような些細なミスでも、面談日程を再調整しようとすると1～2週間遅れてしまったり、候補者が誤った時間に来社してしまい面接官は不在で会えなかったという事態も起こりえます。
採用機会を失わないようルールを決め、ミスの発生しない体制を作っていきましょう。
CASTER BIZ recruitingでは曜日ズレに対して「曜日を案内しない」という対策をとっています。（参考：年間5,000件の日程調整をする私が曜日を案内しない訳）
3.対応の優先順位付け
最後のポイントは「優先順位付け」です。
候補者対応の優先順位のルールをあらかじめ作っておくことが重要です。
CASTER BIZ recruitingでは、選考で優先したい候補者を可視化できるようなフォーマットを使っています。
応募数が多いクライアントの場合は、優先度の高い順に対応できるような体制にしています。
また、「一次面接よりも二次面接のスケジュールを優先して対応する」といったルール決めも、企業の求める候補者を早く採用するためにとても重要です。
重要なのは「選考を前へ進める」こと
以上、3つのポイントを説明しました。
ここで最も意識すべきポイントは「選考を前へ進める」ことです。
そのためには「候補者の転職意欲を維持・向上させること」が大切です。
スカウトへの返信後は候補者とのやりとりの回数が増えます。
候補者にとって転職は人生を左右する大きな決断が必要です。些細なことでも「この会社大丈夫かな？」と不安を感じてしまいます。
そうならないために、候補者に違和感を感じさせないことが大事です。
例えば、候補者が担当Aから返事が来ると思っていたのに、急に担当Bから連絡が来ると「あれっ？（誰？）」と違和感を持つ可能性があります。
そのため、CASTER BIZ recruitingでは、「担当Aの代わりにご連絡いたしました、担当Bと申します。」のように、冒頭に一文必ず入れるようにしています。
小さなことですが、このようなことをきちんと積み上げることが、候補者の転職意欲を維持し、更には企業へ好印象を抱くきっかけにも繋がります。
補足：スカウトサービスごとの特性を知ろう
以上、スカウトメールを効果を上げる方法を解説しました。
更に効果を引き上げるために、スカウトサービスごとの特徴も知っておきましょう。
Wantedly
プレミアムプランがベスト
スカウト機能を最大限に使うなら「プレミアムプラン」がベストです。
その理由は「高度な検索条件」が使えるようになるためです。
プレミアムプランでは、Wantedly独自のアルゴリズムで、「転職意欲が高いかどうか」「スカウトへの返信に積極的かどうか」「他社からスカウトが来ているかどうか」などで検索ができるようになります。
そのためスカウトの効率が圧倒的に高まります。
Green
利用頻度が重要
Greenは頻繁に使うほど掲載順位に影響するという特徴があります。
そのため「気になる」などの機能を積極的に活用することが重要です。
また求職者への返信や新規応募者への連絡が2週間以上滞ると、新規スカウトができなくなるため要注意です。
ビズリーチ・キャリトレ
新着、HOT、更新がついているユーザーはアクティブで反応率が高い傾向にあります。
【新着】新規登録して1週間以内（転職を検討し始めた可能性）
【HOT】返信頻度が高め（転職活動に前向き・積極的）
【更新】レジュメを更新して1週間以内（応募のためにレジュメを更新した可能性）
また、スカウトメールの送信は金曜の夕方が特におすすめです。
その理由は、求職者の受信BOX内は新着メールから上位表示されるため、金曜の夕方に送付すると他のスカウトメールに埋もれにくくなるためです。
まとめ
以上、スカウトメールを効果的・効率的に運用するポイントのご紹介でした。
紹介した施策を見て分かるようにスカウトメールは基本的なことを押さえるだけでも効果・効率を大きく高めることができます。
しかし、スカウトメールの送付には手間もかかる上、気を遣う業務でもあるため、「基本的なことを押さえることが大変」です。
この記事を読んで「スカウトメール大変だな…」と思われた方は、ぜひCASTER BIZ recruitingにご相談ください。
スカウトメールの送付はもちろん、採用業務の一連の流れをサポートいたします。
「超早い、超進む」をモットーに採用目標の達成に向けて尽力いたします。
CASTER BIZ recruitingに興味を持ってくださった方は以下よりサービス詳細をご覧ください。
