「自己応募・スカウト経由での応募比率が50%以上に」具体的な採用施策とは?

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今回のCASTER BIZ recruitingの実績公開は「Web/スマホアプリのサービスデザイン、UX/UIデザイン」を行う株式会社ゆめみ様の事例をご紹介します。

カスタマーサクセスを担当した三市さんに、採用業務を推進する中で取り組んできた施策と理由、そして効果について振り返ってもらいました。

<サービス内容>

  • 【プラン】 レギュラープラン・アンカー1名追加
  • 【契約期間】 2019年3月~ 継続中

CASTER BIZ recruiting導入時の採用の課題

CASTER BIZ recruiting導入時の採用の課題
ーーはじめに、CASTER BIZ recruiting導入時に株式会社ゆめみ様が抱えていた課題について教えてください。

三市: アプリケーション開発・システム開発のみではなく、その上流となるサービスデザインから運用フェーズまで幅広く対応されているゆめみさんは、当時から多くの応募がある人気企業でした。

日々の採用業務は、代表の片岡さんや人事の方がされていたのですが、応募が多いこともあり、 やりたいことに対してリソースが足りていない状況。 選考フローの整備やスカウト送付をしっかりとやりきる採用体制をつくるため、 CASTER BIZ recruiting にお声がけいただきました。

具体的な課題としては、以下の通りです。

課題1.採用フローの見直し・改善ができていない

三市: ゆめみさんは採用戦略や施策を明確にお持ちでした。

ただ、今後の戦略立案や採用費の最適化を進めるにあたって、 採用フロー・候補者対応のオペレーション見直し をしたいという希望がありました。

課題2.ダイレクトリクルーティングに注力できていない

三市: ゆめみさんはご支援当時、Greenなどの有効媒体をお持ちでしたが、ダイレクトリクルーティングなどに十分なリソースが確保できていませんでした。

また 自社にとってベストな採用チャネルを見つけたい と思われていましたが、比較検討ができていませんでした。

課題3.各拠点との連携・オペレーションの整備不足

三市: ゆめみさんは東京本社以外に京都や札幌など拠点がいくつもあり、 各所と連携しながらの採用活動が必要 でした。しかしオペレーションが煩雑でしっかり連携できていませんでした。

CASTER BIZ recruitingの提案・実施した施策

CASTER BIZ recruitingの提案・実施した施策
ーーなるほど。それでは具体的にどんな施策をご提案、実行したのでしょうか?

三市: まず、ゆめみさんの目指したい理想像や現在の採用活動を把握するため、 詳しくヒアリングすることから スタートしました。

同時に、ゆめみさんのリソースを圧迫している日程調整などのオペレーションを CASTER BIZ recruiting が早急に引き継いでいきました。

施策1.一週間で、日程調整などのオペレーションを巻き取り

三市: 日程調整などのオペレーションとは、新着応募の対応 /合否連絡/日程調整/ATSへの入力・管理のことです。

CASTER BIZ recruiting では、ご依頼から最短2営業日で採用チームを結成し、支援を開始できます。早急に対応を引き継げることはもちろん、メジャーな媒体・ATSは会社としてほぼ対応した経験がありますので、操作方法などのレクチャー・ディレクションは不要です。

ゆめみさんは、エンジニアの選考にはコーディングテストがあるなど、職種ごとに採用フローも異なり、勤務地によって面接官も変わります。やや複雑な面があったため、引き継ぎながら最適なオペレーションにアップデートしていきました。

施策2.採用に対するこだわりを実現する、強固なオペレーションを構築

三市: ゆめみさんは採用に関して、明確なビジョンをお持ちです。例をあげると、

  1. 内定通知までのリードタイムを短くしたい
  2. コーディングテストを行い、技術的な評価をしっかりと行いたい
  3. 社員協力型の採用活動を進めていきたい

などです。

やりたいことを押し並べてオペレーションの中に組み込んでしまうと、オペレーションは煩雑になり、工数も膨れ上がってミスにも繋がります。

そのため私たちは、ゆめみさんが実現したいことを最適なオペレーションで実現できるよう知恵を絞り、構築していきました。

ATS(採用管理システム)のラベル活用などちょっとした工夫 から、 日程調整の際に応募者の選考離脱がおきないよう、予め候補日をヒアリング し、即座に日程を提示・確定できるような運用をおこないました。

また、ゆめみさんでは社員協力型の採用活動を進めており、面接官も現場の方が務めています。採用活動を進める中で、 評価基準のバラツキや周知不足といった課題 が見えてきたため、一緒に改善に取り組みました。

具体的には、まず、ゆめみさんが評価基準を策定しました。複数の面接官の評価が「A評価以上かつNGが無い場合に通過とする」というように、評価基準を明確にしました。

それに基づいて CASTER BIZ recruiting では、面接評価シートのフォーマットを作成し、導入の提案をしました。

これによって、 面接官によって差があった面接のフィードバック内容の標準化 を実現。面接結果について都度、問い合わせをする必要がなくなり、面接後すぐに次のアクションに向けて動き出せるようになりました。

施策3.細部まで媒体運用をやり続けフル活用

三市: Greenでは応募数の増加を目指し、「気になる」や「スカウト送信」をデイリーで行いました。

要件にマッチする候補者をソーシング(抽出)するため、媒体の検索軸を設定するのですが、私たちがスカウトを送る際に大前提として確認しているのは 「アクティブなユーザーかどうか」 という点です。

転職意欲が高い方の方が反応が良いため、 最終アクション日を3日以内 (媒体によってはレジュメ更新日も加味する)を一つの目安としています。

また、求人原稿やスカウト文面についても、活用度ランキングや応募率、面談設定率などの数字を分析し、ボトルネックになっている項目を洗い出して改善するなど、日々PDCAを回しています。

施策を実施した効果

施策を実施した効果
ーー取り組みによって何か変化はありましたか?

三市: ゆめみさんと一緒に採用活動を進めた結果、 採用経路の比重が変わり、採用費の削減ができました。

具体的にはエージェント経由での応募が50%以上だった状況から、 自己応募・スカウト経由での応募が50%以上に逆転。 更に、ゆめみさんの採用状況により都度柔軟に採用経路をコントロールできるようになりました。

<過去⇒2019年下期>

ゆめみの中途採用プロセスを全て公開します (引用:ゆめみ代表 片岡様note「 ゆめみの中途採用プロセスを全て公開します 」より)

<2019年下期⇒2020年上期>

現在は、中途採用でハイレイヤーの採用強化をしているため、エージェント比率をやや上げています。

ゆめみの中途採用プロセスを全て公開します (引用:ゆめみ代表 片岡様note「 ゆめみの中途採用プロセスを全て公開します(2020年上期:データ考察編) 」より)

CASTER BIZ recruiting媒体運用において凡事徹底に努め、PDCAを回したこと。 また母集団形成した応募者をしっかりとハンドリングして 離脱させないオペレーションで対応できたこと が結果に繋がったのだと考えます。

ーーゆめみさんの採用費の最適化の背景には、小さな積み重ねの成果があったのですね。

三市: そうですね。媒体運用やオペレーションは採用活動の中でも脚光を浴びることが少ない部分ですが、 課題発見や改善を重ねていくことで大きな結果に繋がる と考えています。

経営者や人事担当者が優先すべき業務に集中する環境を作る手段として、 CASTER BIZ recruiting の活用はメリットが大きいと考えます。

採用のアクセルを踏んで攻める時、ブレーキをかけて守る時。企業のフェーズによって、社会情勢の影響によってそのタイミングは異なりますが、 CASTER BIZ recruiting は状況に応じて柔軟な体制を構築することもできます。

採用のアクセルを踏む際はメンバーの追加アサインも可能 ですし、 ブレーキをかけて守る際は元の体制に戻すこともできます。 実際に現在、ゆめみさんはメンバーを1名追加し、支援させていただいています。

ーー三市さん、ありがとうございました!
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