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オンライン面接（Web面接）のコツ【おすすめツール比較と失敗例】
この記事では採用担当者向けにオンライン面接（Web面接）のコツと失敗しがちな注意点を解説します。
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目次
オンライン面接（Web面接）を成功させるポイント
結論を先に書くと、オンライン面接を成功させるために重要なポイントは
「対面面接とオンライン面接の違いを理解し、ギャップを埋める工夫をすること」
です。
対面での面接の場合は、受付での対応や去り際の対応など、面接以外の場面でも人柄を感じることができます。
しかし、オンライン面接では対面の面接から分かるような人柄や空気感を知ることは難しいです。
このような「対面での面接とオンライン面接の違い」を理解し、その違いが「選考の判断にどれほど重要か」を整理することが大事です。
このポイントを念頭に記事を読み進めてください。
以下の通りに進めていけばオンライン面接を問題なく導入できるはずです。
ステップ1. オンライン面接で使用するWeb会議サービスを決める
まずはオンライン面接で使用するWeb会議サービスを決めましょう。
主要なものは下記の3つ。
- Zoom
- Whereby
- Google Meet
上記3つのWeb会議サービスの無料プランの比較表は下記になります。（※2020年6月5日時点）
この3つの中で、オンライン面接におすすめのサービスは「Whereby」または「Google Meet」です。
Whereby・Google Meetの特徴はURLにアクセスするだけでオンライン面接に参加できる点です。
Zoomはアプリのダウンロードが必要になるため、候補者の面接参加のハードルがやや上がります。（ブラウザからの参加もできますが、アカウント登録と設定が必要になります。）
※Wherebyはスマートフォンからだとアプリダウンロードが必要です。
よくある失敗
Web会議サービスの決定時は「無料プランの制限」を把握することが重要です。
無料枠の正しい理解がないと「途中で面接が終わってしまった」「やろうと思ったことがやれなかった」といった失敗をすることになります。
特に引っかかりがちな点は下記の3つです。
- Zoomは40分まで
- Google Meetは1時間まで
- Wherebyは発行可能ミーティング数1つまで
オンライン面接を無料プラン内で行う場合、時間制限と発行可能URL数に注意しましょう。
ステップ2. オンライン面接の事前準備・設定編
オンライン面接は、候補者が初めてである場合が非常に多いため、事前の案内を丁寧に行うことで当日のトラブルを回避しましょう。
案内すべき項目は下記です。
- 推奨ブラウザの連絡
- イヤホンの使用
- 事前のカメラ、音声orマイクチェック
- 緊急連絡先の確認
- その他留意事項（スマートフォンでの参加の可否等）
それぞれ解説します。
1. 推奨ブラウザ（アプリのダウンロードが必要な場合はダウンロード方法）の連絡
推奨ブラウザの連絡をしておきましょう。またZoomの場合はアプリのダウンロードが必要なため、事前ダウンロードの連絡もしましょう。
業界がIT系以外の場合には、候補者がパソコンの扱いに詳しくない場合がありますので、丁寧な案内を心がけましょう。
また、OSや推奨バージョンの確認の連絡もしておくとさらに良いです。
下記に各Web会議サービスの推奨する端末・OSが記載されています。
Zoom： https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362023
Whereby： https://whereby.helpscoutdocs.com/article/415-supported-devices
Google Meet： https://support.google.com/meet/answer/7317473
2.イヤホンの使用
イヤホンの使用はオンライン面接では必須です。
イヤホンなしでWeb会議を行うと、相手の喋った声が相手に聞こえてしまうため、会話しづらいです。
3.事前のカメラ、音声orマイクチェック
オンライン会議では「音声やカメラがつながらない」といったトラブルが非常に多いです。
事前テストの依頼をすると安心です。
4.緊急連絡先の確認
どれだけ準備を事前にしていても、機器の不具合・通信状況などで繋がらないことがあります。
その場合に備えて、繋がらなかった時にどうするかを決めておくと安心です。
メールアドレスや電話番号など共有しておきましょう。
5.その他、留意事項
その他、オンライン面接における留意事項の連絡をしましょう。
「スマートフォンでの参加の可否」はよく質問される項目です。
スマートフォンでオンライン面接は、パソコンよりもさらに人柄を把握するのが難しくなります。各企業の方針によって、可否を決めましょう。
よくある失敗
準備・設定時に起こりがちな失敗は下記の2つです。
- 次の面接参加者が乱入
- 入室できない・気づかない
それぞれ解説します。
1.次の面接参加者が乱入
面接担当者がオンライン面接でよくある失敗のひとつに「次の面接参加者が、前の面接に参加してきてしまう」という失敗があります。
これはオンライン面接の予定が連続している際に「同一URL（パスワード）の使用」をしている場合に起こります。
このような失敗を防ぐために「連続したオンライン面接を行う際には複数URLを発行する」「パスワードを変更する」といった運用のルール決めをする必要があります。
2.入室できない・気づかない
Web会議サービスの仕様・設定で承認が必要となります。
Google Meetは組織外の方がアクセスする場合、承認が必要です。すぐに承認できるよう準備しておきましょう。
Zoomは「ホストの前に参加を有効にする」という機能があるので有効にした上で面接を設定しましょう。
ステップ3.オンライン面接の実施編
続いてはオンライン面接の「実施」です。
面接の内容自体は対面での面接と大きく変わりません。
しかし、留意すべきことがいくつかあります。また、候補者が受け取ることのできる情報が対面面接とは大きく異なるため「伝える工夫」も必要になります。
ポイントは以下の4つです。
- どこでやるか
- 誰がどのように面接するか
- 反応を大きめに
- 具体的に伝える工夫
それぞれ解説します。
1.どこでやるか
「場所にとらわれない」というのがオンライン会議の魅力のひとつですが、どこでもいいというわけではありません。
オンライン面接では候補者の個人情報が守られるよう、徹底しなければなりません。
カフェなど騒がしい場所は避けるのはもちろん、人が行き交うような場所もNGです。
コワーキングスペースでも会話が人に聞かれるような場所は避けるようにしましょう。
2.誰がどのように面接するか
候補者と面接官が1対1でオンライン面接を実施する場合には、さほど難しくありません。
しかし、候補者がリモート参加で、面接官はオフィスで複数名という場合は、面接の難易度はグッと上がります。
カメラやマイクの設備を用意する必要があります。
それぞれがノートパソコンを持っている場合には、各自のノートパソコンを使用し、マイクは専用のスピーカーを用意するのがおすすめです。
スピーカーを用意するのは各自がノートパソコン内臓のマイクを使用するとハウリング してしまうためです。
ノートパソコンを各自が持ってない場合には、メインのパソコンに広角カメラを設置し、全員の顔が映るようにしましょう。
3.反応を大きめに
オンライン面接の場合、候補者は話しながら相手の反応を見るのが難しいです。
相槌やジェスチャーを大きめにすることで、候補者は断然話しやすくなり、より候補者の魅力を引き出しやすくなります。
特に画面共有時やスマホでの参加時には他の参加者が見づらくなるため注意してください。
4.具体的に伝える工夫
オンラインでの面接は「候補者が受け取れる情報が少ない」ということも理解しておくことで、面接の成否が大きく変わります。
社員の働く様子やオフィスの雰囲気は、採用サイトや社員ブログ、会社説明資料を通じて知ることができるようあらかじめ準備しておきましょう。
その上で、「どんな風に働いているのか／何を大切にしているのか」など候補者が気になる情報をオンラライン面接で具体的に説明し、候補者の理解が深まるようにしましょう。
よくある失敗
オンライン面接を実施するときによくある失敗は下記です。
- 候補者に面接官の顔（表情）が見えていない
- 声が遅れて聞き逃す
- 魅力のある人を見抜けない
それぞれ解説します。
1.候補者に面接官の顔（表情）が見えていない
候補者が見えているかだけでなく、候補者に面接官の様子がしっかりと見えているかも気にしましょう。
面接は企業が候補者を判断するだけでなく、候補者も同様に企業を判断する場です。
面接官の表情・人柄がわからないと候補者も企業を判断できません。
特に、複数人で1つのカメラで面接をしている場合には、一人一人の表情が映っていない場合があります。相手の顔が見えないと候補者も話しにくく、本来の魅力を引き出すことができません。
2.声が遅れて聞き逃す
オンライン面接では、インターネット回線の都合で声の遅れが発生することがあります。
面接のはじめにお互いの電波状況が問題ないかを確認しましょう。
また、電波が不安定な場合には「電波が不安定なのでゆっくり話してください」などと前もって確認することが大事です。
3.魅力のある人を見抜けない
冒頭でお伝えした通り、オンライン面接の場合、対面での面接よりも人柄などを感じづらいです。また応募者も不慣れなため、本来とても魅力のある人でも、その魅力を発揮できないことがあります。
そのため、企業側で魅力を引き出す工夫を準備しておきましょう。
アイスブレイクの時間を長めにとったり、背景で場を和ませたり、質疑応答の時間を設けたりなど、オンライン面接のための準備をすることで、双方にとって有意義な面接になるようにしましょう。
まとめ
以上、オンライン面接で重要なポイントを解説しました。
「対面面接とオンライン面接の違い」を理解しつつ、そのギャップを埋める工夫をすることがとても大事です。
対面での面接からオンライン面接に切り替える時には、設定やマニュアルの作成など気にしなければならないポイントがいくつかありますが、一度切り替えてしまえば面接の効率を大幅に改善することができます。
はじめは社内会議をWeb会議に切り替えてみるなどして、試してみることからスタートしてみましょう。
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