応募者対応

採用を前に進める中で欠かせない「応募者対応」。 CASTER BIZ recruiting では、その役割を担うメンバーを「アンカー」と呼んでいます。

今回は、当社2人目のアンカーであり、現在は事業部のサブマネージャーを務めるサトウさんに CASTER BIZ recruiting の応募者対応について、詳しくお話を聞きました。

応募者の心の動きを察知し、選考体験を担保する役割

ーー応募者対応とは、具体的にどんなことを担当しているのですか?

サトウ: はい、大きく分けると以下の4つです。

  1. 新着応募者の対応
  2. 面接の日程や会場の調整
  3. 選考結果のシステム入力
  4. オペレーションフローの整備や効率化
ーーなるほど、応募後のすべての業務を担っているのですね。なぜこの役割を担う人のことを「アンカー」と呼んでいるのですか?

サトウ: これは、サッカーのポジションである「アンカー」が由来になっているんです。まさに守備の要となるポジションですよね。

リクルーターが応募者を増やす「攻め」を役目とするのに対して、アンカーは来た応募者に丁寧かつ迅速な対応をする「守り」を役目としています。

どれだけ戦略を練って攻めても守備が弱ければ勝利には繋がらないように、 応募者をどれだけ増やしても、候補者対応に穴があれば採用成功は実現できません。 アンカーは、まさにこの「穴を埋める」存在といえます。

元々は「サブリクルーター」という名前だったのですが、主役級で活躍しているのに「サブ」= 「補助」という言葉がピンときていませんでした。

サッカーにおけるアンカーポジションのように、またアンカーの直訳である船の「錨」のように欠かせない存在であるという実態を反映し、この名前がつきました。

ーーそのようなエピソードがあったのですね。では、そんなアンカーのミッションはなんでしょうか?

サトウ: アンカーのミッションは、

  1. 応募者の選考体験を担保すること
  2. 企業と応募者のご縁を繋ぐこと

この2つだと考えています。

応募をいただいた後、応募者と直接やりとりするのはアンカーです。言い換えれば 「応募者コミュニケーションのフロントに立っている」 とも言えます。

最前線でやりとりするからこそ、 1番最初に応募者の心の動きを察知するのもアンカー なんです。

たとえば返信が遅い応募者であれば志望度が低かったり多忙である可能性が読み取れますし、返信が早い応募者であれば志望度が高いのではと期待が持てますよね。

こうした意欲も面接官の方に共有することで、より適した質問や場の設定をしていただく こともできます。

ただ右から左に来たものを処理するのではなく、「選考体験を担保する」ために、より強く「ご縁を繋ぐ」ために、心の動きを察知し、先回りしたアクションをできるよう、アンカー全員が日々心がけています。

ーー応募者の心の動き、重要ですね。いま志望度のお話もありましたが、具体的な事例などはありますか。

サトウ: あるエンジニアに特化した求人媒体での事例をお話しますね。この求人媒体では、スカウトに対する返信が2パターンありました。

「話を聞きたい」というボタンを押したリアクションだけ返ってくるパターンと、「スカウトありがとうございます!」などメッセージも返ってくるパターンです。

もちろん意向が高いのは後者ですよね。

普通はこうした場合「スカウト返信がありました」しか面接官にお伝えしないと思うのですが、私たちは事前にこの返信のパターンも面接官にお伝えし、応募者の温度感をお伝えしていました。

ーーなるほど、興味深いです。求人媒体の特性に合わせた対応でもありますね。

サトウ: はい、私たちは媒体特性も意識して動いています。

たとえばあるアンカーは、媒体独特の応募ルートに特化した対応をしていましたので、そのお話をしますね。

ある求人媒体には、企業から「あなたに興味があります」という通知が届くと、それに対して応募ができる「話を聞いてみたい応募」という応募ルートがありました。

このルートで応募した方をお見送りにすると、人によっては「なぜ企業からアクションしてきたのに落とされるのか」とご不満を持たれることもあります。

そこでアンカーが 「なぜこの応募でもお見送りとなったのか」丁寧に説明したメール文面 を作ってくれたんです。これによって同じルートの応募者からご不満の連絡をいただくことはなくなりました。

このクライアントは「選考体験を大事にしたい」と常日頃からおっしゃっていたのもあり、アンカーの施策をとても喜んでくださっていました。

ーー応募者の気持ちにとことん寄り添った対応をしているのですね。ここまで応募者の対応について、詳しくお聞きしてきましたが、「面接の日程や会場の調整」ではどんなことを心がけていますか。

サトウ: 心がけてきたのは、状況に応じた提案です。

これはコロナ以前のお話になりますが、台風などの天気にあわせて「明日は悪天候が予想されますので、応募者の安全を考えてオンライン面接に切り替えますか?」など柔軟にご提案するようにしてきました。

外部環境の変化による選考体験の損ないを防ぐため です。

また、累積200社以上のご支援経験がある CASTER BIZ recruiting だからこそ、ご提案時に他社事例を踏まえてお話できるよう動いてきました。

今ではオンライン面接も多くなってきましたが、少し前までは「面接をオンラインにするか」悩むクライアントも多くいらっしゃいました。こうした場合も他社の傾向を踏まえてご提案すると、「参考になる」と大変喜ばれました。

ーーなるほど。面接調整と一言にいっても、都度最善な対応ができるよう、色々なことを心がけているのですね。台風やコロナのお話がありましたが、他にはどんなアクシデントがあるのですか?

サトウ: そうですね。面接官の方から直前で面接リスケのご依頼があることは多々あります。時には、人事担当の方から面接官や現場の協力体制についてご相談が来るケースも少なくありません。

こうした場合は、アンカーから「なぜこの面接が大切か」「辞退されてしまうと、どんなリスクがあるか」をお伝えすることもあります。

第三者から他社事例も踏まえてお話をすることで納得してくださり、面接のリスケをなくせたり、やむを得ない場合は代わりの人を立てたり、など対応していただくことに繋がりました。

ーー1つの面接が行われるまでに、各ステップでいくつも気配りがされているとは知りませんでした。たくさんの事例に対峙する中で、ベストプラクティスも多く貯まりそうですね。

サトウ: はい、これはクライアントにとっても事例の蓄積になりますし、 CASTER BIZ recruiting にとっても良い施策を仕組み化するためのベースになります。

こうした事例の積み重ねでできた現在のアンカー教育は、クライアントに等しく質の高いご支援を提供するために欠かせません。

例えば CASTER BIZ recruiting では下記のようなマニュアルを用意し、メンバーの教育に努めています。

応募者対応マニュアル

こうした基盤をもとにCASTER BIZ Recrutinigでは、その時々に合わせた最適なご提案やオペレーションを行えるよう、日々心がけています。

目指すのは、「最小のリソースで最大の成果がでる世界」です。

オペレーション対応に特化したプロフェッショナルとして、これからもクライアントの採用成功に取り組んでいきたいです。

ーー本日はお話をお聞かせいただきありがとうございました。
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